Tim PKRS RSST – Kegiatan rapat / meeting di perkantoran atau perusahaan adalah biasa dilakukan dalam pekerjaan, misal dengan klien atau atasan.

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat / media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan.

Di masa pandemi ini, jika rapat harus dilakukan dengan tatap muka bisa berisiko tinggi menjadi media penularan Virus Corona. Oleh karena itu, di masa PSBB transisi ke masa new normal, pemerintah juga mengeluarkan aturan yang harus dipatuhi saat mengadakan rapat tatap muka terkait dengan protokol kesehatan. Antara lain, karyawan yang menjadi peserta rapat dalam kondisi yang sehat, selalu memakai masker bahkan saat melakukan presentasi, melakukan jaga jarak antara peserta rapat minimal 1 (satu) meter, dan menyediakan hand sanitizer, dan melakukan cuci tangan sebelum masuk dalam ruangan rapat.

Namun demikian, terkadang ada karyawan yang mengikuti rapat atau meeting di dalam ruangan kantor sering melupakan protokol kesehatan yang telah diterapkan. Faktor inilah yang menjadi salah satu penyebab penularan dan penyebaran Virus Corona di kantor menjadi mudah.

Terkait hal tersebut, pemerintah kemudian memberikan aturan saat rapat tatap muka di kantor supaya tidak menjadi sumber penyebaran COVID-19.

Tim Gugus Tugas COVID-19 menjelaskan, saat mengadakan rapat tidak perlu lama-lama. Rapat harusnya diadakan secara efektif, singkat, dan efisien. Apabila topik yang dibahas banyak, maka rapat bisa dibagi menjadi beberapa kegiatan.

Berikut aturan rapat tatap muka :

  1. Peserta yang Sakit Tidak Diperbolehkan Ikut Rapat

Aturan utama yang perlu diperhatikan adalah karyawan yang ikut meeting tidak boleh sakit. Selain itu, rapat juga perlu dihadiri orang yang tanpa gejala.

  1. Ruangan Harus Menjamin Aturan Jaga Jarak

Jangan rapat di tempat yang sempit atau membuat peserta lainnya tidak bisa saling menjaga jarak.

Ingat, menjaga jarak adalah salah satu protokol kesehatan yang harus dipatuhi untuk mencegah penularan Virus Corona.

  1. Ruangan Harus Punya Sirkulasi Udara yang Baik

Sirkulasi udara yang baik juga perlu menjadi perhatian. Sebab, jika sirkulasi udara “berjalan” baik, ini bisa meminimalisir adanya microdroplet yang bertahan di dalam ruangan.

  1. Tidak Menyediakan Makan dan minum

Dalam rapat temu muka sebaiknya tidak disediakan makanan dan minuman.

Menyediakan kudapan saat rapat dapat memancing orang membuka masker, lalu makan dan minum. Ini adalah hal yang bisa membuat Virus Corona menular.

  1. Bahas yang Penting Saja

Dalam rapat temu muka sebaiknya membahas topik yang penting saja. Pelaksanaan rapat juga harus dibatasi dengan waktu, maksimal 30 menit saja. Tujuannya, agar tidak banyak karyawan yang mengobrol dan menyebarkan Virus Corona.

  1. Sebagian Peserta Rapat Lewat Daring

Kalau harus meeting tatap muka dan pesertanya banyak, usahakan sebagian tetap secara daring atau online. Jadi nantinya, tidak banyak orang menumpuk dalam suatu ruangan.

  1. Buka Masker Boleh, tapi Jangan Bergerak

Jika ingin bicara dan membuka masker, boleh saja, asal jangan bergerak mendekati peserta rapat. Dengan begini, droplet tidak akan mengenai orang lain.

Yang tidak kalah penting dari protokol kesehatan yang dilakukan adalah selalu mengecek ventilasi dan sirkulasi udara di ruangan. Pastikan ketika menggunakan kipas angin atau pendingin ruangan tidak mengarah kepada peserta rapat. (Lt)

 

 

 

 

 

Referensi :

  1. https://slideplayer.info/slide/4074412/pengertianrapat.
  2. https://www.klikdokter.com/info-sehat/read/3641921/melakukan-rapat-temu-muka-di-kantor-ini-aturan-kesehatannya.
  3. https://kumparan.com/kumparannews/dr-reisa-sebut-protokol-corona-rapat-di-kantor-tidak-ada-makanan-30-menit-saja-1u3WrhIsiJZ/full.
  4. https://kumparan.com/kumparannews/dr-reisa-jangan-taruh-makanan-di-meja-rapat-pakai-masker-saat-presentasi-1u4LabT5cFC/full.